Топ правил продвижения мероприятий: пусть все узнают о вашем ивенте

Одна из самых сложных задач в пиаре — это организация мероприятий с нуля. Особенно без звездных спикеров и сильной поддержки со стороны медиа. Вы-то понимаете, что делаете крутой ивент, но как сделать так, чтобы это поняли другие?

Естественно, что организация событий состоит не только из пиара. Это и вкусная еда, и хорошо выбранная локация, и отличные спикеры/артисты. Но даже классно организованным мероприятиям нужны люди. Много людей. И внимание общественности.

Как сделать так, чтобы ваше мероприятие не прошло незамеченным? Ниже 12 простых шагов по эффективному продвижению ивентов:

1. Каждый раз прописывайте основные детали мероприятия

Вроде бы не бог весть какой совет. Понятно, что о предстоящем событии нужно рассказывать, но, например, когда мы готовились к премии, мы не сразу поняли, в чем здесь подвох. У организаторов возникает когнитивное искажение: “Я же сто раз сказал о мероприятии всем знакомым, еще и сториз записал — они точно в курсе!”.

Плохая новость: люди не запоминают все, о чем им говорят. Даже если не раз. Поэтому нужно обязательно прописывать/проговаривать ключевую информацию по мероприятию во всех материалах о нем.

Главные цели пиара события — вызвать интерес и получить регистрации. Читатели прессы и пабликов с намного большей вероятностью превратятся в ваших посетителей, если вы заранее предоставите всю ключевую информацию:

• Название мероприятия;
• Идея и программа (обязательно напишите, чем ивент может быть полезен, какой результат получат участники);
• Ключевые спикеры:
• Дата, время;
• Место;
• Цена;
• Способ бронирования/покупки билетов.

Будет здорово, если у вас получится рассказывать о событии вкусно и каждый раз немного по-новому. Мы уже больше года занимаемся премией, сейчас готовимся ко второй церемонии, но все равно до сих пор придумываем новые фишки в позиционировании и описании.

2. Напишите презентацию для СМИ

Когда вы пытаетесь заинтересовать СМИ, попробуйте сделать это через истории внутри мероприятия. Журналистам интересно услышать сюжеты, которые стоят за красочными описаниями и цифрами. Что значит “20 прекрасных спикеров”? А кто они? Что в них интересного? Чего им стоили их достижения? Ради/против чего они борются? Познакомьте медиа с вашими героями еще до мероприятия.

Подумайте, для кого пишут нужные вам журналисты/снимают видео приглашенные блогеры. Какую ценность ваша информация может дать их аудитории? Даже если эта ценность скорее развлекательная, она все равно может быть важной. Только нужно выбрать правильную подачу и релевантный формат.

3. Проведите медиа-аналитику и определите, как вы будете дистрибутировать контент

Эффективный пиар начинается с изучения СМИ и блогеров. Нужно на старте выяснить, какие из них с наибольшей вероятностью посетят ваше мероприятие и расскажут о нем. Далее узнаем, какие разделы, авторы, редакторы и т.д. специализируются на теме предстоящего события. Наконец, объединяем всю найденную информацию в список релевантных СМИ. Этот список, наверняка, еще не раз понадобится вам для работы с медиапродвижением ивентов. Ниже пример такой таблички со ссылкой на Google Sheets.

Также удобно заранее составлять контент-план коммуникаций. Конечно, он не высечен в камне. Если появится интересный инфоповод, всегда можно включить его в повестку. Вот пример удобной таблички, которая выручает нас с премией:

Мы привыкли отслеживать статус материалов с помощью цветов. Когда что-то находится в работе, поле заливается желтым. Зеленая заливка радостно сигнализирует о выходе статьи или поста.

Также можно сразу продумать, как вы будете дистрибутировать новость о том, что у вас вышла статья. На этот случай тоже есть таблица.

Оба шаблона доступны здесь.

Важно в каждой публикации давать кликабельную ссылку на ваше мероприятие. Можно просто указывать имя автора в лиде и добавлять его должность со ссылкой на проект. За примером просто вернитесь в начало статьи.

4. Не пренебрегайте местными информационными площадками и списками событий

Местное комьюнити со своими информационными ресурсами — это скорее американская история, но в России тоже можно попробовать найти локальные паблики в ВК или на Фейсбуке. Это особенно релевантно, если событие относится к местности, а не к отрасли.

Если ваше мероприятие будет проходить на локальной площадке в спальном районе, попробуйте пригласить местных жителей в интернет-сообществе. Можно предоставить им скидку или вообще сделать вход бесплатным. Особенно когда очень нужно нагнать аудиторию. Людям нравится посещать мероприятия недалеко от дома, так что у вас есть все шансы привлечь на свой ивент дополнительных гостей.

5. Используйте хедлайнеров мероприятия для продвижения

Когда проделана тяжелая работа по поиску крутых спикеров и талантов для мероприятия, самое время привлечь их для пиара ивента. Используйте их влияние и медийность, чтобы обеспечить освещение в СМИ и соцсетях, включив их в свою презентацию.

Также можно попросить хедлайнеров рассказать об их предстоящем выступлении в соцсетях. Как правило, пост или сториз в популярном аккаунте требуют пару минут от его владельца, но пиар-эффект может быть огромным. Вспомните анонс спектакля с участием Бузовой, когда билеты во МХАТ раскупились за считанные минуты. Даже если ваши спикеры не такие медийные, у них наверняка есть своя «теплая» аудитория фолловеров, которые с радостью придут послушать любимого эксперта или артиста. Часто спикеры сами охотно делятся своими планами с аудиторией безо всяких напоминаний. Но если вдруг этого не произошло, можно тактично попросить. За спрос денег не берут. А вот аудиторию привлекают.

Например, когда мы готовились к первой премии “Громче!”, у нас еще не было победителей и мы слабо представляли, кто будет подавать заявки и присутствовать на мероприятии. Тогда мы просили спикеров наших образовательных интенсивов делать посты про нас. Это имело свое медийное значение.

После того, как определились победители, мы начали привлекать их к продвижению премии: делали с ними интервью, рассказывали об их кейсах в СМИ и соцсетях. Получалось, что СМИ упоминали и наших победителей, и нас — win-win. Потом мы все дружно расшаривали вышедший материал — так у нас каждый раз получалась эффективная коллаборация.

6. Начните PR-кампанию заранее

Америку такими советами, конечно, не откроешь, но все же хочу проговорить одно негласное правило пиарщиков под незатейливым названием “Шесть недель до”. Правило говорит о том, что начинать PR-кампанию и приглашать спикеров нужно не позднее, чем за шесть недель до старта мероприятия. В противном случае есть большой риск не успеть сделать промо своей мечты. Даже прогревы в инстаграме, как правило, длятся не меньше месяца, а то и целых три.

В идеале, онлайн-публикации должны выйти хотя бы за месяц до мероприятия, а печатные материалы — за два. Причем чем крупнее издание или блог, тем больше времени требуется на подготовку и согласование контента.

Конечно, если речь идет о небольшом локальном мероприятии, продолжительность промокампании можно сократить.

Если говорить о PR-премии “Громче!”, мы начинаем ее продвижение за четыре месяца, ведь далеко не всегда люди спешат подавать заявку, как только увидят нашу рекламу или публикацию. Надо напоминать о себе несколько раз. Еще нужно немало времени, чтобы привлечь участников с помощью таргетированной рекламы и публикаций. Да и людям, как правило, нужно раскачаться перед тем, как начать активные действия и подать заявку. И все равно львиная доля заявок приходится на последнюю неделю приема. Много регистраций идет в последний день.

Плюс к этому, мы весь год придумываем, как не терять контакт с нашей аудиторией. К примеру, для этого мы проводим ежемесячные образовательные интенсивы. По сути, таким образом мы напоминаем о себе нашим участникам и партнерам. Регулярные интенсивы и другой полезные контент — это один из механизмов поддержания отношений с партнерами и потенциальными участниками. Так люди знают, что наши договоренности в силе и премия снова состоится в следующем году.

Важный момент: контент не должен состоять из сплошных анонсов предстоящих мероприятий. Нужно создавать контент для разных площадок. при этом не надо промоутировать себя в каждой строчке — просто рассказывайте действительно полезные вещи. Такая информация будет работать на вас вдолгую и постепенно создавать вам репутацию эксперта.

А еще, если выстраивать хорошие взаимовыгодные отношения со всеми людьми, с которыми работаете, это тоже будет работать на ваш пиар. Например, благодаря нашему победителю Антону Верту мы попали в список премий Инвентологии. И чем больше времени будет проходить, тем больше людей увидит этот список. Опять пиар вдолгую.

7. Соцсети и реклама

Инфоподдержка и полезный контент — это все хорошо и важно, но недостаточно. Мы убеждены, что без четкой рекламной кампании привлечь участников довольно-таки сложно, потому что есть распространенное мнение, что конкурсы и мероприятия, особенно онлайн, — это пустая трата времени. В общем да, вам придется потратить время и деньги на убеждение людей в обратном, если только вы не зовете их на Тони Роббинса. И то можно только догадываться, сколько он с командой потратил на продвижение и приглашения.

8. Попробуйте найти заинтересованных информационных партнеров

Здорово, если вам удается привлечь к своему мероприятию инфопартнеров, которые будут с вами коллаборироваться. Особенно, если вы делаете бесплатный ивент, как мы.

Нужно четко понимать, про что ваше событие, и доносить ключевую идею и пользу до всех, кому может быть интересно поучаствовать в нем.

Можно даже попробовать задействовать профильные министерства и ведомства — отраслевые и региональные. К примеру, у нас получилось договориться об информационном партнерстве с ГБУ “Малый бизнес Москвы”. В итоге, мы совместно привлекаем людей к премии, и проект приносит репутационную пользу и им, и нам. Также мы сотрудничаем с региональными фондами поддержки предпринимательства, и они безвозмездно рассказывают своим участникам о нашем мероприятии. Попробуйте и такой вариант.

9. Создайте крутой визуал

Еще один совет из серии “Нужно мышкам стать кошками”. Но хочу сделать акцент на том, что сейчас на первый план выходит продвижение через соцсети и ничто не поможет вам с этим лучше, чем классные фотоспоты.

Наша премия, конечно, пока не доросла до масштаба топового мероприятия, но лично меня очень вдохновляет оформление Web Summit. Его организаторы и партнеры всегда стараются сделать визуальную часть такой, чтобы людям хотелось снимать как можно больше фото и видео и делиться ими в соцсетях. Например, на одном из ивентов было зрелищное барабанное шоу. Естественно, оно собрало целую толпу народа, и все радостно постили контент в фейсбук и инстаграм.

Также для продвижения можно попросить крутые фото у спикеров и других важных участников ивента, использовать лучшие снимки с предыдущих мероприятий и создать запоминающуюся инфографику для публикаций в соцсетях и СМИ.

10. Выберите хэштег ивента

Продвижение через хэштег может принести неожиданно большие охваты. Также, когда хэштег события набирает обороты, пользователи соцсетей воспринимают ивент с бóльшим энтузиазмом и доверием. Еще один важный бонус использования хэштегов — повышение взаимодействия среди гостей мероприятия. Люди активнее знакомятся и вовлекаются в онлайн-нетворкинг.

Самый простый способ привлечь внимание к официальному хэштегу на самом мероприятии — разместить его прямо на стене. Также можно использовать вывески, указатели, ковровые дорожки, билеты, печатные материала, мерчи — что угодно. В 2012 году организаторы вечеринки по случаю релиза фильма Project X написали хэштег на дне бассейна. В общем, креативьте.

11. Отслеживайте все шаги по продвижению мероприятия и сообщайте о них аудитории

Звучит неприлично просто, но многим организаторам мероприятий не удается обеспечить задуманное освещение в СМИ, просто потому что они недостаточно следят за продвижением коммуникаций.

Помните про столбец «Статус» в табличке из третьего пункта? Заполняйте его, как только появляются апдейты. Обязательно фиксируйте все договоренностей со СМИ с указанием даты. В суете подготовки ивента невозможно удержать все в голове. А еще назначьте день, когда вы будете анализировать таблицу и напоминать о себе всем, кто нарушает сроки или делает что-то не так, как было согласовано на старте.

Можно делиться новостями с передовой со своими подписчиками в соцсетях. Так вы убиваете двух зайцев одним выстрелом: и фиксируете ход подготовительных работ, и поддерживаете постоянный контакт с аудиторией. Опять win-win.

12. Пригласите представителей СМИ на само мероприятие

Пиар события не прекращается с его началом. Будет очень здорово, если получится привлечь журналистов и блогеров не только к предварительным рекламным активностям, но и к освещению самого ивента. А еще лучше вдобавок получить несколько хорошеньких пост-релизов.

Для того, чтобы СМИ охотно приходили на мероприятия, нужно выстраивать с ними долгосрочные взаимовыгодные отношения. Если это удается, можно получить прямую трансляцию ивента или статью с описанием мероприятия после его завершения. Журналисты/редакторы/блогеры также могут познакомить вас с коллегами в своей области, и это еще больше расширит ваши PR-возможности.

Общайтесь со СМИ, предоставляйте им бесплатный доступ к мероприятиям и разным плюшкам, создавайте для них полезный экспертный контент — и будет вам счастье.

А после выхода значимых материалов про ваш ивент, не забывайте расшаривать информацию об этом радостном событии по всем своим каналам. Впрочем, это правило справедливо для любых PR-успехов.

Разбивающее сердце замечание

Конечно, многие мечтают об освещении своего мероприятия в топовых СМИ уровня Forbes. Нужно смириться с тем, что если вы не делаете крупный ивент со звездами первой величины, вам будет довольно сложно привлечь федеральные СМИ масштаба “Ведомостей” и “Коммерсанта”, потому что у них и так есть своя повестка и нет недостатка в материале. Даже если у вас выступают настоящие звезды своей отрасли, скорее всего, они не будут известны за пределами довольно узкой аудитории, а значит вряд ли привлекут внимание РБК.

Мы с командой “Громче!” пока не решили эту задачу. Если вы вдруг знаете, как это сделать, будем рады обратной связи.

При этом когда мы делали одну из российских выставок во Франции, куда приезжали первые лица, нам даже не пришлось просить кого-то стать нашим инфопартнером, потому что гости мероприятия были интересны всем. О событии рассказывал и “Коммерсантъ”, и “Известия”, и “Россия 24”.

Нам очень нравится кейс международной конференции EMERGE в 2018 году, когда организаторы привлекли в качестве спикера Наталью Водянову. Топ-модель и филантроп рассказала о благотворительном приложении Elbi, а также почему фондам нужно переходить в онлайн. Тогда про конференцию действительно писали федеральные СМИ, причем не только белорусские, но и российские.

Желаем и вашим мероприятиям не меньшего резонанса и внимания!